Mediatilaisuus on kohta starttaamassa, ja tunnelma on sen mukainen. Tilaisuuden puhujat käyvät läpi muistiinpanojaan. Catering viimeistelee tarjoilujen tyylikkään esillepanon. Itse annan katseeni kiertää tilassa varmistaen, että jokainen yksityiskohta on niin kuin pitääkin, ja kertaan vielä tilaisuuden kulun.
Mediatilaisuudet ovat oiva tapa kertoa ajankohtaisista aiheista samaan aikaan usealle medialle. Ne sopivat esimerkiksi lanseerauksiin ja muutostilanteisiin. Ylipäätänsä tilanteisiin, joihin media halutaan saada paikalle ja pelkkä tiedote ei riitä kertomaan aiheesta.
Entä jos sinulla ei ole agendalla vuosisadan uutista, joka houkuttelee median takuuvarmasti tilaisuuteen? Taito onkin saada mediatilaisuuteen väkeä ilman ison luokan uutista.
Pohdi huolellisesti, mitä tilaisuuden on tarkoitus antaa medialle. Olisiko syytä kutsua tilaisuuden puhujaksi ulkopuolinen asiantuntija? Tai tarjota medialle esittelykierros kulissien takana? Näin media saa jotakin lisäarvoa. Median edustajien on myös tärkeää saada vastauksia heidän tarkentaviin kysymyksiinsä heti tilaisuudessa. Varmista siis, että oikeat ihmiset ovat tavattavissa.
Tilaisuuden ajankohdan valinnassa on hyvä huomioida tiettyjä seikkoja, jotta tilaisuuden osanottajamäärä on paras mahdollinen. Varmista esimerkiksi, tapahtuuko kaupungissa tai valtion tasolla merkittäviä asioita samaan aikaan. Pohdi myös viikonpäivä ja kellonaika tarkkaan. Maanantait ja perjantait ovat harvoin parhaat päivät tilaisuudelle. Aamupäivät puolestaan ovat toimituksissa useimmiten potentiaalisinta aikaa osallistua tilaisuuksiin. Toki tilaisuuden luonne ja aihe sekä aiheen sallittu julkistamisajankohta vaikuttavat myös ajankohdan valintaan.
Tilaisuuden kutsun on tarkoitus houkutella media saapumaan paikalle. Kutsussa kerrotaan mahdollisimman tarkasti tilaisuuden sisällöstä, aiheista ja puhujista. Älä panttaa tietoa tilaisuuden pääaiheesta. Median tulee saada riittävä käsitys siitä, mistä tilaisuudessa on kyse. Hyvän tavan mukaista on kertoa kutsussa myös tilaisuuden aikataulu. Siten media voi suunnitella, mihin osuuksiin heidän on tärkeintä ennättää mukaan ja milloin valokuvaajan on saavuttava paikalle.
Itse tilaisuudessa vieraat vastaanottaa järjestävän tahon isäntä/isännät. Järjestäjän edustaja myös avaa tilaisuuden. Tervetulosanoissa esitellään puhujat ja yrityksen edustajat sekä kerrataan tilaisuuden ohjelma ja aikataulu. Muista myös kiittää osallistujia ja päättää tilaisuus selkeästi.
Median hektistä arkea on osattava kunnioittaa, eli mediatilaisuuksien järjestäminen kannattaa harkita tarkasti – myös omia resurssejasi säästääksesi. On tilanteita, joissa valitulle medialle tarjottava juttuvinkki on täysin riittävä. Yksi peruste tilaisuudelle on vaikkapa se, että olet esittelemässä jotakin konkreettista. Kenties lanseeraamassa uutta vaatemallistoa tai uudenlaista ravintolakonseptia.
Koska listat ovat projektinhallintaa rakastavan viestinnän suunnittelijan intohimo, tässä muistilista sujuvaan mediatilaisuuteen:
- Aikatauluta tilaisuus; kuinka kauan kullekin puheenvuorolle tarvitaan aikaa ja kuinka kauan tilaisuuden muut osiot kestävät. Pidä tilaisuus järkevän mittaisena – vajaassa tunnissa ennättää syventyä aiheeseen kuin aiheeseen jo hyvinkin syvällisesti.
- Mieti ennakkoon sopivat kuvauspaikat huomioiden sekä still- että videokuvaajien tarpeet mahdollista livestriimausta unohtamatta.
- Varmista isäntien pukeutuminen tilaisuuden luonteeseen sopivaksi. Hanki nimillä varustetut rintamerkit, jotta isännät erottuvat muista. Jos tilaisuus toteutetaan perinteisenä tiedotustilaisuutena siten, että puhujat istuvat puhujapöydän äärellä, on heidän edessään hyvä olla nimikyltit.
- Sovi ja suunnittele etukäteen mahdolliset median yksityishaastattelut. Muista briifata kaikki ne henkilöt, jotka saattavat osallistua haastatteluihin.
- Hanki äänentoisto puhujille. Älä luota siihen, että puhujien äänet kantavat huoneen perälle asti. Huomioi, että videokuvaus on nykypäivänä hyvinkin tyypillistä, ja videolla hyvä äänenlaatu korostuu entisestään.
- Kertaa koko tilaisuuden kulku vieraan näkökulmasta aina ulko-ovelta asti; minne ulkovaatteet jätetään, missä on vastaanotto jne.
- Käy läpi tilaisuuden ohjelma ja aikataulut puhujien sekä oman valokuvaajan kanssa. Varmista myös, että oma valokuvaaja ymmärtää antaa parhaat kuvauspaikat median valokuvaajille.
- Varmista tekniikan toimivuus; mm. tietokone, videotykki, presentaatiot ja mikrofonit. Tee puhujien kanssa soundcheck ja huolehdi turhat tavarat pois sekä tekniikka siistiksi.
- Tarkista tilan valmistelut; mm. isäntien, puhujien ja vieraiden paikat, mahdollinen plaseeraus, vaatesäilytys, vettä ja lasit puhujille, mahdolliset goodie bagit sekä kattauksen siisteys.
- Ole valmiina ja vieraita vastassa vähintään 15 minuuttia ennen tilaisuuden alkua. Tämä antaa sinulle hyvän tilaisuuden tutustua ensimmäisenä paikalle saapuviin median edustajiin.
- Huolehdi, että toimitat sovitut lisämateriaalit medialle heti tilaisuuden päätyttyä.
